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Reuniones eficaces

Buena práctica de comunicación interna.

La buena práctica de la semana guarda relación con la comunicación interna, con las reuniones de coordinación.

Es cierto que las reuniones son consideradas como una de las causas principales de pérdida de tiempo.

Pero no es menos cierto que la reunión es un acto de comunicación difícilmente sustituible, y más en procesos de teletrabajo. 

No caigas en la tentación de pasar del todo a la nada. 

¿Qué hacer?: reuniones eficaces y eficientes.

Los objetivos de las reuniones son los que van a determinar sus características.

Existen diferentes objetivos a la hora de convocar una reunión: informar, transmitir una orden, recoger opiniones, generar ideas, formar, tomar una decisión, etc.

Cada reunión debe tener su función y su objetivo concreto. Es preferible mantener reuniones cortas, a menudo, que reuniones largas, tediosas y sin resultados.

Pero lo que sí debes tener claro es que necesitas reuniones eficaces.

Práctica de reuniones eficaces

Convoca una reunión de coordinación eficaz, prepárala bien y luego escribe tus conclusiones, una vez terminada.

Pasos para preparar una reunión eficaz, en el contexto de una buena comunicación interna.

  1. Evalúa la necesidad real de la reunión.
  2. Define el objetivo que quieres alcanzar en la reunión, lo que se tiene que conseguir cuando la reunión acabe.
  3. Fija un orden del día sencillo, breve y directo.
  4. Difunde entre los participantes la información necesaria y con suficiente antelación.
  5. Garantiza la asistencia de los participantes clave, convocándolos con tiempo y comprometiéndolos.
  6. Limita la duración de la reunión.
  7. Si sois varios, convoca únicamente a los participantes más necesarios y útiles.
  8. Prevé las posibles interrupciones, evitando las que no sean absolutamente necesarias.
  9. Clarifica lo tratado y lo acordado en la reunión. Recuerda que la reunión es para conseguir un objetivo concreto.
  10. Y por último, dirige la reunión. No permitas que nadie la dirija por ti. Ve al grano y saca conclusiones.

Sigue estos pasos de manera rigurosa y tus reuniones comenzarán a tener resultados claros.

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