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Normas internas

Las normas internas de una empresa son muy necesarias. Lo vamos a ver claramente con un sencillo ejemplo.

¿Te imaginas una carretera sin señalización horizontal?

Seguramente que al principio, por inercia, todos conduciríamos por la derecha, según las normas establecidas (salvo en los países donde se conduce por la izquierda).

Después, cada uno iría por el lado que mejor le viniese, es decir, iría creando sus propias normas.

Y con el tiempo, sería el caos porque tendríamos que estar negociando continuamente por qué lado deberíamos ir en cada momento. O lo que es lo mismo, qué normas han de prevalecer.

Lo mismo ocurre en una empresa.  Si desde el principio no existen unas normas claras, bien definidas y conocidas por todos, la costumbre del día a día acabará por imponer las normas que a cada uno más le convengan.

En este post de Operativo Consulting vamos a ver cómo establecer un documento de normas internas para tu negocio que permita organizar de un modo eficaz el comportamiento y las relaciones de todos.

¿Qué son las normas internas?

Es necesario que establezcas normas internas en tu empresa para garantizar la estabilidad, el respeto, la convivencia y su buen funcionamiento.

Básicamente podemos definir las normas internas de una empresa como el conjunto de disposiciones formales o informales que rigen el funcionamiento interno de una organización administrativa.

Lo que vamos a ver a continuación es la manera de definir un reglamento o código de conducta interna a través del cual se establecerán:

  • Los valores éticos de la empresa.
  • Los principios básicos de funcionamiento y de organización interna.
  • Las pautas de comportamiento exigido a los empleados.

De esta forma se regularán todas las actividades que realizan dentro de la empresa, así como aquellas obligaciones de los empleados y los principios generales que inspirarán la contratación y la gestión del día a día de la empresa.

Un guía de comportamiento

En principio, la elaboración de un reglamento interno de conducta en la empresa no es de carácter obligatorio, pero su redacción y aprobación puede ayudar a prevenir el incumplimiento de la normativa aplicable.

Así es posible establecer una regulación general que sirva como guía para el comportamiento adecuado de los miembros de una empresa.

También permite definir y fijar los principales principios o valores que inspiran su actividad y su compromiso con el cumplimiento de toda la legislación vigente.

Por último, la empresa puede decidir de forma unilateral el establecimiento de un reglamento o código de conducta interna. También puede realizar el mismo previa negociación con los representantes de los trabajadores.

En ambos casos, el reglamento deberá respetar la legislación sobre las materias reguladas en el reglamento, así como el convenio colectivo aplicable en su caso.

A continuación, veremos algunos casos reales. Es decir, reproduciremos algunas normas internas que se han aplicado en determinadas empresas.

Esperamos que te sirvan de inspiración o guía para elaborar el Documento de Normas Internas de tu empresa.

Programación y aprobación de necesidades de personal

Cada responsable presentará en el mes de noviembre la planificación del personal necesario para poder desarrollar las funciones y cumplir los objetivos que tiene asignados.

Esta planificación será aprobada por la dirección de la empresa en el mes de diciembre.

Normas de remuneración salarial y periodos de pago

En el momento de contratar a un trabajador, se le expondrán las condiciones económicas. Nunca por debajo del convenio que le afecte.

Se le indicará que, en caso de tener un buen rendimiento para la empresa, se le podrá dar una mejora a lo largo del año y en qué concepto.

Los periodos de pago se realizarán los días 28 de cada mes en los centros de Madrid. Y los días 4 del mes siguiente en los centros de Castilla-La Mancha.

Normas de horarios de trabajo: Asistencia y puntualidad

Cada responsable, en función a criterios de producción y comerciales, determinará dentro de su departamento:

  • El horario de trabajo.
  • Descansos en horario de trabajo.

En ningún caso se puede dejar a un cliente sin atender dentro del horario de trabajo.

Todos los trabajadores han de ser puntuales.

El trabajador debe solicitar a su responsable inmediato, al menos con un día de antelación, su incorporación a su puesto más tarde de la hora fijada para la entrada.

A la hora de apertura del centro de trabajo, éste estará totalmente operativo.

El responsable de cada centro de trabajo comunicará a los trabajadores el calendario laboral del año y los días de cierre en función de las festividades locales, regionales y nacionales.

Normas de vestuario

El responsable, y dependiendo de la función de los diferentes puestos, facilitará el vestuario necesario conforme esté definido en ley.

Todo lo relacionado con pedidos de ropa de trabajo se comunicará por email al Departamento de Recursos Humanos. Se le enviará también una copia a su responsable.

Normas de formación

En cada centro, una vez contratado un trabajador, se le formará adecuadamente para la labor a desarrollar, según procedimientos del departamento de calidad.

Aprovechando esta formación, se le informará del organigrama de la empresa y de su ficha de puesto de trabajo.

Normas de actitud y comportamiento

Las oficinas están abiertas al público, por lo que serán frecuentes las visitas de clientes. En todo momento deben presentar un estado impecable y dar una imagen de orden.

Por ello se evitará:

  • Hacer reuniones en los pasillos o en la recepción.
  • Dejar cajas en los pasillos.
  • Así como dejar las mesas desordenadas o llenas de papeles al acabar la jornada.
  • O dejar sucios los aseos o los lavabos.
  • Comer en las oficinas (salvo en los sitios habilitados a tal fin).
  • Y, en general, cualquier tipo de actitud impropia de una organización ordenada y eficiente.

Cada persona se ocupará al final de su jornada de apagar el ordenador y de apagar las luces de su puesto de trabajo, si es el último en abandonar las oficinas.

Cuidado de los materiales facilitados por la empresa

La empresa pone a disposición de todos los empleados una serie de materiales que deben ser especialmente cuidados para el buen funcionamiento de la misma, como son: ordenadores, impresoras, fotocopiadoras, fax, escáner, cámaras digitales, ordenadores portátiles, proyectores, etc.

Cada empleado es responsable de mantener en buen estado el material de uso diario y colaborar en el buen estado del material de uso compartido por todos.

La desaparición de cualquier material (robado o hurtado) en cualquier circunstancia (en las oficinas o en viajes) será responsabilidad de cada empleado, debiendo colaborar con la empresa del modo en que ésta estime oportuno en cada caso (denuncia a la policía, al seguro, etc.) para la recuperación de dicho material o del importe para remplazarlo.

Los materiales fungibles de uso cotidiano (bolígrafos, papel, grapadoras, rotuladores, tijeras, saca-grapas, grapadoras, etc.) también deberán ser cuidados y utilizados sólo dentro de las oficinas o lugares de trabajo (está especialmente prohibido llevarse material para uso personal en casa).

Uso de las tecnologías

La empresa pone a disposición de todos los empleados una serie de recursos informáticos para el uso exclusivo profesional dentro de las oficinas.

El uso del email queda especialmente restringido para el uso profesional en todo momento y exclusivamente con aquellas personas y entidades con las que mantenemos relaciones de trabajo profesional.

No se debe abrir ningún correo del que se desconfíe su procedencia, debiéndoselo comunicar al departamento informático.

El uso de chats o SMS será sólo para comunicarse con personas ajenas a la organización ni pertenecientes a la organización si no fuera por razones profesionales.

No se permite el uso ni la conexión a Internet para ninguna otra razón que la estrictamente necesaria para realizar las tareas encomendadas por la empresa.

El uso personal, mal uso o uso fraudulento de dichos recursos tecnológicos (email, Internet, chat o cualquier otro software propiedad de la empresa), exclusivamente disponibles para la realización de tareas profesionales, será objeto de sanción laboral (desde leve hasta grave y despido).

Mientras que se esté en el puesto de trabajo, no se podrán usar los teléfonos móviles.

La utilización de Internet es exclusiva para funciones de la empresa. Sí es posible fuera del horario de trabajo o en momentos de descanso.

En resumen

Estos son sólo algunos ejemplos de normas internas de una empresa, son casos reales de clientes nuestros. El documento o reglamento de normas internas, siempre ajustado a Ley, puede ser tan amplio, exhaustivo y detallado como se quiera o se necesite, según cada caso.

Lo que sí es aconsejable es empezar poco a poco estableciendo normas básicas y consensuarlas con todo el equipo humano de la empresa. Para que se interioricen y se acepten por todos.

Con el tiempo, el documento puede ir incorporando más detalles y normas.

Lo que sí está claro es que el uso de normas permite, entre otras cosas, dar claridad y estabilidad a la relación y el comportamiento de todos los miembros de la empresa, evitando disputas innecesarias y pérdidas de tiempo y energía en discusiones.

 

Juan Elías Campo

Juan Elías Campo

Juan Elías Campo es Director de Operativo. Consultor y licenciado en Sociología, Máster en Dirección de Recursos Humanos y Máster en Consultoría de Empresas. Experto en Coaching y Lean Manufacturing. Con una larga experiencia en la gestión y organización de empresas. “Disfruto viendo cómo evolucionan nuestros clientes porque cuando ellos cambian, todo cambia a su alrededor”.

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