fbpx

no-tengo-tiempo-para-nada

Gerentes estresados, cansados, que soportan jornadas de diez o doce horas diarias y llegan a casa con la sensación de no haber hecho nada, o de no haber hecho aquello que se habían propuesto hacer a primera hora de la mañana y no paran de repetirse: no tengo tiempo para nada.

Así un día tras otro, como un bucle, sin saber qué hacer para salir de ahí. Incluso llegan a pensar que ser gerente es así, que no hay otra, que esta forma de vivir es inherente al cargo.

Esta situación es la que nos solemos encontrar en las pequeñas y medianas empresas de nuestro país, así como cuando en Operativo Consulting trabajamos con autónomos.

¿Te sientes identificado?

Preguntas que deben hacerse los gerentes

Cuando un gerente se ve reflejado en los párrafos anteriores es momento de detenerse y reflexionar. Es entonces cuando debe realizarse las siguientes preguntas:

  • ¿A qué debe dedicar su tiempo el gerente de una empresa?
  • ¿Qué funciones son las prioritarias para un gerente?
  • ¿Qué funciones debe asumir personalmente y cuáles delegar?
  • Cuando hablamos de carga de trabajo, ¿a qué nos estamos refiriendo exactamente?

Cuando pensamos en cuáles son las funciones básicas de un gerente ideal, los consultores y empresarios de éxito coincidimos en que serían: planificar, organizar, liderar y controlar.

Sin embargo, más del 80% de los gerentes de empresa apenas le dedican tiempo a estas funciones. Se parecen más a Fran, el gerente de la empresa ATLAS al que vamos a tomar como ejemplo.

Concepto de carga de trabajo del gerente

ATLAS se dedica a la fabricación e instalación de ventanas. Fran dedica casi todo su tiempo a medir, a hacer presupuestos y, si fuera necesario, aunque cuenta con 5 empleados en el taller, a fabricar e instalar.

Definiremos la carga de trabajo del gerente como el volumen de tareas que debe realizar a lo largo de su jornada laboral.

Es aconsejable listar estas tareas. Al lado de cada una de ellas deberíamos poner el tiempo que creemos que vamos a necesitar para realizarlas.

Los problemas se presentan cuando el tiempo requerido para realizar dichas tareas es superior al tiempo disponible del gerente, es decir, a su jornada laboral. Justo lo que suele sucederle a la mayoría de los gerentes.

¿Cómo solucionarlo? Aprendiendo, asimilando y poniendo en práctica un método de gestión del tiempo (aunque realmente se debería llamar “método de gestión de las tareas”). Dicho método lo trataremos en profundidad en otros artículos.

no-tengo-tiempo-para-nadaTipos de tareas para el gerente

A continuación vamos a señalar las tareas obligatorias, además de fijar objetivos, para cualquier gerente, independientemente del tamaño de su empresa o del sector al que pertenezca:

  • Planificar. Elaborar o establecer un plan conforme al que se ha de desarrollar el trabajo de la empresa.
  • Programar. Establecer o planificar una serie de actividades en unos días y horas concretos.
  • Control de los trabajos/encargos de los clientes. Lo tendremos a partir de los partes de trabajo que nos entregarán cada día los empleados de la empresa.
  • Control de las cuentas. Tiempo dedicado a la confección y diseño de las cuentas de la empresa.
  • Comunicación interna (reuniones de equipo, reuniones con mandos intermedios). En estas reuniones se valorará el trabajo realizado y se planificarán los siguientes pasos a dar por la empresa.
  • Clientes. Tiempo y acciones dedicados a las ventas.
  • Proveedores. Tiempo y acciones dedicados a las compras.
  • Bancos. Tiempo y acciones dedicados a la financiación y la tesorería.
  • Estrategia. Pensar en el futuro, adelantarnos a él.
  • Formación. Realización de cursos.

A continuación vamos a señalar las tareas que se deben realizan cuando un gerente pueda y disponga de tiempo y energía, independientemente del tamaño de su empresa o del sector al que pertenezca:

  • Mejora de los procesos.
  • Conocer el sector.
  • Representación de la empresa.

Todas estas acciones requieren, entre otras cosas, tiempo. Y por eso mismo no se suelen llevar a cabo, ya que los gerentes se escudan en que no tienen tiempo, pues el día a día y estar apagando incendios constantemente les consume completamente su jornada laboral.

Sin embargo, el enfoque no es correcto, como veremos a continuación.

Programación personal y ejemplo

El enfoque debe ser otro. La relación de tareas obligatorias para el gerente no ha de hacerse cuando se pueda, sino que ha de ser lo primero que debe programarse.

Sigamos con el ejemplo anterior. En el caso de Fran, podemos diseñar su calendario semanal (su programador) de la siguiente manera:

  • Planificar. PL.
  • Programar. PR.
  • Control de los trabajos/encargos de los clientes. CT.
  • Control de las cuentas. CC.
  • Comunicación interna. CI.
  • Clientes. CL.
  • Proveedores. PR.
  • Bancos. B.
  • Estrategia. E.
  • Formación. F.

no-tengo-tiempo-para-nada

¿Qué es lo que hará Fran en sus “horas en blanco”? En dichas horas, ya que es gerente de la empresa ATLAS, si lo cree necesario, podrá fabricar e instalar ventanas.

Las funciones obligatorias como gerente que ha de asumir Fran no pueden delegarse. Debe realizarlas él. Y son imprescindibles para el correcto funcionamiento de la empresa.

Por tanto, Fran no tiene el 100% de su horario para fabricar e instalar ventanas. Un porcentaje importante de su tiempo se invertirá en gestionar su empresa. Sólo dicha gestión, si es correcta, permitirá que la empresa pueda fabricar e instalar ventanas obteniendo por ello un beneficio que permita y asegure su viabilidad económica.

Ahora, sobre todo en el caso de las pequeñas empresas y autónomos, hay que ser realistas. No es sencillo llegar a un punto en el que Fran no tenga que fabricar e instalar personalmente sus ventanas. Lo normal será compatibilizar el rol de gerente con el de empleado.

Un error habitual

Un gerente no debe programarse el 100% de su tiempo. Un porcentaje lo dejará libre para atender imprevistos. No sabe exactamente cuáles serán a la hora de planificar, pero sí sabe que probablemente se producirán.

Por ejemplo. Si de media un gerente suele recibir 60 llamadas, las cuales suele atender en 2 horas, debe reservar en su programación dicho tiempo para hablar por teléfono. Por tanto, si su jornada es de 8 horas diarias, al reservar 2 para hablar por teléfono, dispondrá de 6 horas para llevar a cabo sus otras tareas.

Planificar y programar con éxito no es sencillo. ¿Por qué no cumplimos con los horarios y tareas previstos? ¿Qué lo impide? ¿Cuáles suelen ser los motivos que me llevan a pensar que planificar y programar no sirven para nada?

Ponte en marcha

Cada caso es distinto. Por eso te invitamos a registrar durante 10 días las tareas que has realizado, las horas de inicio y fin de cada una de estas tareas y las interrupciones que has sufrido.

no-tengo-tiempo-para-nadaTras hacerlo, el siguiente paso sería analizar cada una de estas tareas e interrupciones.

Empezaremos por las tareas. Para ello, contesta las siguientes preguntas:

  • Cada una de estas tareas, ¿realmente la debía de haber hecho yo o la podría haber delegado? Si un gerente cree que se puede delegar, debe hacerlo.
  • ¿A quién se lo delego? Debemos pensar si esa persona la tenemos en la empresa o no. En el caso de que no la tengamos, la tarea se puede externalizar.
  • Si la persona a la que vamos a delegar está en la empresa, ¿está preparada ya para desempeñarla o necesita previamente formación? Si la puede asumir ya, perfecto. Si no es así, debemos dedicar un tiempo a formarla.

De momento, con contestarlas es suficiente. En un próximo artículo te explicaremos cómo delegar con éxito.

Por último, sobre las interrupciones, contesta a las siguientes preguntas:

  • Cada vez que me envían un email o WhatsApp, ¿lo leo y respondo inmediatamente?
  • ¿Recibo y atiendo llamadas en cualquier momento?
  • ¿Recibo en mi despacho a cualquier empleado, comercial, proveedor o cliente en cualquier momento (sin tenerlo previsto)?
  • ¿Me interrumpo a mí mismo porque no soy capaz de mantener la concentración?

Como antes, de momento, con contestarlas es suficiente para que comiences a dejar de pensar aquello de: no tengo tiempo para nada. En un próximo artículo veremos cómo actuar eficientemente y minimizar las interrupciones.

Deja un comentario

Abrir chat
1
Resolvemos tus dudas. Envíanos un mensaje y nos pondremos en contacto contigo.