Tiempo de lectura: 4 minutos

 

MEJORA DE PROCESOS

24/09/2020 – Cómo aumentar tu beneficio con la mejora de procesos – Por Juan Elías Campo

Los procesos son un área fundamental en la gestión empresarial.

Debido a los cambios constantes en el mercado y en el entorno, toda empresa necesita evaluar constantemente las operaciones y mejorar la gestión de sus procesos empresariales para mejorar su ventaja competitiva y seguir siendo competitiva.

A medida que el negocio evoluciona y la competencia crece, los procesos comerciales que son eficaces hoy pueden volverse ineficaces mañana. Si no existe una estrategia de mejora de esos procesos, la empresa puede enfrentarse a problemas a largo plazo muy serios.

mejora de procesosQué es la mejora de procesos

La definición de mejora de procesos empresariales es bien sencilla. Significa rediseñar las operaciones comerciales existentes y deshacerse de los costes y actividades que no agregan valor, para lograr una mejora significativa en la productividad, la calidad y el tiempo de respuesta a los clientes.

De un modo resumido, consiste en echar un vistazo a la organización y descubrir cómo hacer las cosas mejor. 

Importancia de la mejora de procesos

En las empresas, las cosas suelen ir mal prácticamente todo el tiempo. A menudo culpamos a las personas por su ineficiencia y por un trabajo ineficaz, pero la verdad es que la gran mayoría de los problemas se deben a procesos deficientes. 

La única forma de mejorar las cosas es tener un sistema de mejora de procesos. Hay que identificar el proceso correcto, realizar cambios para mejorarlo y tomar las medidas necesarias para que esos cambios se mantengan. Suena a desafío, ¿verdad?

Podemos afirmar claramente que el éxito de cualquier negocio depende, en gran medida, de la eficacia de sus procesos. Si los procesos son ineficaces, entonces habrá una pérdida de recursos y los beneficios se escaparan.

La mejora de los procesos ayuda a elevar la eficiencia de la empresa y libera al personal para que se concentre en aquellas tareas o funciones que realmente son importantes y aportan valor, proyectos más estratégicos o innovación.

Con ayuda externa

Pero, ¿Qué sucede si no se tiene tiempo o conocimientos para analizar los procesos empresariales actuales y encontrar las brechas operativas existentes que es necesario atacar primero? Pues existe una solución sencilla: contratar los servicios de un consultor externo.

Una empresa consultora con experiencia puede ayudar a cualquier empresario a realizar una amplia variedad de tareas para obtener beneficios sin gastar mucho del valioso tiempo en evaluar el negocio y ver cómo involucrar a todos en la mejora de los procesos.

¿Qué puede hacer un consultor externo en este caso?

Documentar los flujos de trabajo y procesos actuales con precisión.

Crear una imagen precisa de todas las operaciones para descubrir todas las brechas existentes.

Identificar oportunidades de mejora y priorizarlas.

Encontrar tareas que se puedan automatizar.

Identificar procesos redundantes que deben eliminarse.

Desarrollar e implementar soluciones de mejora de procesos comerciales.

Hacer que sus procesos comerciales sean más eficientes.

Haz tú mismo la mejora de procesos

Pero si se opta por hacerlo uno mismo, sin recurrir a ninguna ayuda externa, entonces estos consejos pueden ser de gran utilidad.

  1. Identificar la necesidad de cambiar

Realiza una auditoría de los procesos de tu empresa para encontrar qué problemas actuales existen o determinar riesgos potenciales para el negocio. Revisa qué impacto tiene cada proceso en tu empresa. Prioriza las áreas de mejora futura y selecciona el proceso a mejorar.

  1. Planificar el proceso

Descubre cómo se lleva a cabo el proceso. Haz un mapa del proceso para visualizar los pasos actuales y ver el proceso como un todo. Debes consultar a los miembros de tu equipo que intervienen en el proceso con regularidad para asegurarte de que no se pierda algo importante. Explora cada paso en detalle porque algunos procesos pueden incluir subprocesos invisibles a primera vista.

  1. Analizar el proceso actual

Analiza lo que está sucediendo y descubre qué está causando el problema. Echa un vistazo más de cerca a cada paso e identifica las áreas problemáticas en las que se gasta demasiado dinero, se utilizan muchos recursos o donde suelen producirse retrasos. Necesitas descubrir la raíz del problema para comprender cómo solucionarlo. Para hacer esto, puedes utilizar métodos como el mapeo de procesos o el análisis de la causa raíz.

  1. Diseñar el proceso de mejora

Este paso debe completarse con el equipo. Primero, puedes investigar un poco para saber cómo tus competidores están resolviendo problemas similares. Luego, intercambia ideas con los miembros de tu equipo y analiza cada una de ellas, realizando un análisis de impacto. Para detectar posibles riesgos, debes realizar un análisis de riesgos. Piensa en cuánto tiempo te llevará implementar cada idea y elige la mejor solución para eliminar el problema.

  1. Asignar recursos

Enumera todo lo que necesitarás para realizar el proceso. Explica el nuevo proceso y sus beneficios para su organización a todo tu equipo. Utiliza mapas de procesos como referencia.

  1. Desarrollar un plan para la implementación de la mejora de procesos.

Haz tu plan lo más detallado posible. Debes enumerar tareas específicas para todos los recursos. Crea una línea de tiempo para mostrar cuándo comenzará cada tarea y cuándo terminará.

  1. Haz el cambio

Comunica el plan a tu equipo para reducir la posibilidad de que se resistan al nuevo proceso. Empieza a hacer mejoras y sigue el plan. Es probable que debas organizar la capacitación de tus empleados, comprar un nuevo software o contratar a un nuevo miembro del equipo.

Deberías considerar ejecutar una prueba antes de implementar las mejoras para ver qué se ha perdido y descubrir posibles problemas y cuellos de botella. Luego, deberás sugerir nuevas mejoras para corregirlas.

Ten en cuenta que los miembros de tu personal pueden resistirse al cambio, especialmente si han estado utilizando el proceso durante algún tiempo.

  1. Supervisar y optimizar

No esperes a que todo salga bien desde el principio. La mejora de procesos es un esfuerzo continuo. Supervisa cómo se van a realizar las cosas para asegurarte de que tus empleados sigan el proceso y que todo se desarrolle tal como estaba previsto. Pregunta a los miembros de tu equipo cómo está funcionando el proceso y soluciona todos los problemas a medida que ocurran.

Adopta estrategias de mejora continua para garantizar que tu proceso se mantenga eficiente y relevante a medida que crece tu negocio. 

Debes tener en cuenta que la mejora de procesos tiene muchos obstáculos, pero es la mejor forma de prevenir desastres, aumentar la eficiencia y escalar tu negocio. Además, siempre puedes contratar a un consultor con experiencia que pueda ayudarte a evitar posibles errores.

Juan Elías Campo

Juan Elías Campo

Juan Elías Campo es Director de Operativo. Consultor y licenciado en Sociología, Máster en Dirección de Recursos Humanos y Máster en Consultoría de Empresas. Experto en Coaching y Lean Manufacturing. Con una larga experiencia en la gestión y organización de empresas. “Disfruto viendo cómo evolucionan nuestros clientes porque cuando ellos cambian, todo cambia a su alrededor”.

Deja un comentario

Abrir chat
1
Resolvemos tus dudas. Envíanos un mensaje y nos pondremos en contacto contigo.