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La comunicación interna no se nos da bien. Es un hecho. Normalmente la comunicación dentro de una empresa no es la adecuada. Va de arriba abajo, esporádicamente y sin feedback, y creemos que con eso es suficiente.

Luego se presentan los conflictos y los errores, sin duda, lo que se traduce en importantes costes económicos para la organización.

Esta situación acaba convirtiéndose en un bucle, hasta el punto de ser vista por gerentes y empleados como normal, como parte de la vida.

Y no es así.

Comunicación interna y externa

La comunicación interna contribuye a la creación o fortalecimiento de una identidad corporativa, además de mantener informados, integrados y motivados a los miembros de la empresa. Por tanto, todos los empleados son partícipes de los avances en la estrategia del negocio.

Por su parte, la comunicación externa busca la proyección de esa identidad hacia las audiencias clave de la empresa, con el objetivo de crear en ellas una imagen favorable que facilite la promoción de sus servicios y productos.

La comunicación interna

Para aumentar la eficacia de la empresa, su equipo humano, verdadero artífice de los resultados, ha de sentirse a gusto e integrado en la organización.

Esto sólo es posible si los trabajadores están bien informados, conocen los objetivos y la marcha de la empresa, así como su misión, visión, valores y estrategia. Resumiendo: si se sienten parte de ella.

La comunicación interna ayuda a reducir la incertidumbre y a prevenir el temido rumor, un elemento muy peligroso para cualquier empresa.

Por ello, transmitir mensajes corporativos, informar sobre lo que ocurre dentro de nuestra organización, motivar y establecer una línea de comunicación eficaz entre nuestros colaboradores y la dirección son algunos de los objetivos que persigue la comunicación interna.

La comunicación interna es algo que atraviesa toda la organización. Es un elemento, por tanto, que hay que ir implantando desde arriba hacia abajo y viceversa. Es un proceso que no acaba nunca.

Una estrategia

Cada empresa, independientemente del tamaño que tenga y al sector que pertenezca, debe diseñar su propia estrategia, la cual debe perseguir una cohesión comunicativa entre todas las personas que forman parte de la empresa.

Para sistematizar todo esto, cada empresa elabora su plan de comunicación interna, el cual permitirá mejorar los procesos de la empresa, el trabajo en equipo y la alineación de los objetivos de todos los empleados.

Un plan

El plan de comunicación interna es una herramienta fundamental para conseguir que los empleados se sientan identificados con los valores de la misma.

Si es así, esta empresa contará con empleados comprometidos y motivados, lo que facilitará el deseado funcionamiento de la compañía.

Este plan podemos definirlo como el documento que recopila y marca los objetivos que se desean alcanzar durante un tiempo, generalmente un año.

Parámetros

Debemos definir una serie de parámetros a la hora de elaborar nuestro plan de comunicación interna. Es muy importante, antes de nada, definir en cada caso:

  • ¿Qué comunicar?
  • ¿Cuánto voy a comunicar?
  • ¿A quién comunicarlo?
  • ¿Cuándo comunicarlo?
  • ¿A través de qué canal comunicarlo?

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Elementos

Los elementos de un plan son los siguientes:

  • Análisis de la empresa y diagnóstico de problemas.
  • Objetivos que se quieren conseguir.
  • Definir el público objetivo al que se dirige este plan.
  • Mensaje que se quiere transmitir.
  • Planificación de la estrategia y acciones de comunicación interna.
  • Medios que se van a utilizar.
  • Timing de implementación de las acciones.
  • Evaluación de resultados obtenidos.

La información

La información dirigida a los trabajadores debe ser fluida y transparente para que pueda llegar a todos y les haga sentirse parte del equipo.

Pero, como ya apuntamos anteriormente, la información no sólo ha de ser de arriba abajo. Si el plan de comunicación interna está bien planteado, la gerencia conocerá la opinión de los empleados sobre determinadas cuestiones.

Esas opiniones son una información muy valiosa para poder alcanzar los objetivos de la organización.

Lo que se debe o no transmitir

Esto dependerá de cada empresa.

No obstante es aconsejable que los miembros de la empresa, independientemente del nivel jerárquico en el que se encuentren, conozcan la misión, visión y valores que la dirección ha diseñado.

Flujos de información

Cuando hablamos de flujos de información nos referimos al recorrido que realizan los contenidos que se transmiten. Podemos diferenciar los siguientes flujos:

 

  • Vertical: entre profesionales o unidades de distinto nivel jerárquico.
  • Ascendente: se origina en un nivel jerárquico inferior y se dirige a uno superior.
  • Descendente: nace en un nivel jerárquico superior y va hacia un nivel jerárquico inferior.
  • Horizontal: entre profesionales de distintas unidades, del mismo nivel o entre miembros de un equipo de trabajo.

Normas interna y organigrama

Igualmente es recomendable dotar a la empresa de un manual de normas, las cuales han de estar consensuadas en su mayoría con los trabajadores, para que todos sepan a qué atenerse en cada momento y qué hacer en determinados casos o circunstancias.

El organigrama, o estructura de la empresa, es otro de los elementos que han de comunicarse en cada circunstancia.

Canales de comunicación

 

Los canales de comunicación a utilizar dependerá del tipo de contenido, del tipo de información, del objetivo que persiga el mensaje y de quién sea el emisor.

Notas interiores

Para notificaciones, acuerdos, planes formativos, instrucciones, circulares o condolencias se puede utilizar una nota interior  porque se trata de una comunicación formal y por escrito.

El emisor es la dirección de la empresa, así como otros profesionales.

El objetivo en este caso es entre los profesionales de la empresa, es decir un flujo horizontal.

Cartas o comunicaciones por escrito

Para nacimientos, felicitaciones, participaciones en cursos, etc. se puede emplear un canal de carta o correo electrónico.

Se trata, al igual que la anterior, de una comunicación formal y por escrito. Su objetivo es reconocer momentos especiales.

Y el emisor, normalmente es la dirección o jefes de secciones de la empresa.

Teléfono

Su uso está recomendado para asuntos de diario, rápidos y sin notificación. Se trata de una comunicación informal y oral.

El objetivo es impedir bloqueos, conseguir fluidez y efectividad en la comunicación.

En este caso el emisor es todo el conjunto de la organización.

Correo electrónico

El uso de correo electrónico está recomendado para todo tipo de informaciones, salvo aquellas que requieran registro.

Puede ser una comunicación formal o informal y, en cualquier caso, se trata de un canal online.

A través de este canal se potencia la comunicación interna, se fomenta la inmediatez y la reducción de costes. Al mismo tiempo se consigue una información simultánea y masiva.

Ojo, porque no hay que abusar del correo. A veces, escribimos correos para todo y eso es porque no tenemos claro un plan de comunicación que contemple qué canales utilizar y en qué momentos utilizarlos.

¿Cómo seleccionar el canal más adecuado?

La comunicación escrita y la gráfica, como los informes, cartas, publicaciones o protocolos, son claros, precisos y proporcionan un registro permanente.

La comunicación por teléfono, la oral y la personal ofrecen la ventaja de una retroalimentación inmediata.

Al seleccionar el canal apropiado se deberá decidir si lo más importante es la claridad, la urgencia, la necesidad de registro o la retroalimentación.

Pasos para elaborar nuestro plan de comunicación interna

UNO: Detectar las necesidades

Entrevistar o encuestar a todos los miembros de la organización para conocer qué opinión tienen acerca de las necesidades de comunicación interna.

DOS: Cronograma

Elaborar un cronograma de acciones concretas a llevar a cabo, para ir dando respuesta a las necesidades de comunicación interna detectadas, en función de la importancia de las mismas.

TRES: Implantar las acciones de mejora

Nombrar responsables de la implantación de las mejoras detectadas y las acciones concretas que permitan conseguir los objetivos que nos hayamos marcado.

Ejemplo

  • Objetivo: Potenciar reuniones como canal de comunicación interna en la Unidad de Apoyo a la Gerencia.
  • Actividades principales: Establecimiento de pautas/esquema para reuniones de trabajo en la Gerencia. Elaborar procedimiento/protocolo sobre organización de reuniones periódicas.
  • Calendario: Entre enero y marzo.
  • Responsable: Coordinador de Comunicación.

Práctica

Identifica qué necesidades de comunicación interna existen en tu empresa.

Haz un listado.

Selecciona qué objetivos debe cumplir cada necesidad, qué actividad principal llevará a cabo, en cuánto tiempo y quién será el responsable de hacerlo.

Una vez identificada y definida la necesidad, establece el contenido, el canal, el tipo de comunicación, el objetivo y el emisor.

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