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Las 5 eses son un método de organización del lugar del trabajo cuyo objetivo es eliminar los obstáculos al flujo.

Cuando hablamos de flujo, pensemos en el agua de un río. No se detiene, fluye. Y en las empresas debería ocurrir igual. El trabajo, los procesos, deberían fluir.

La desorganización del puesto de trabajo

La organización insuficiente del puesto de trabajo genera esperas y problemas de calidad. Por ejemplo:

  • Búsqueda de herramientas y determinados objetos (pérdida de tiempo).
  • Traspapeleo de documentos (pérdida de tiempo en la búsqueda).

Una empresa que desee ser eficiente y estar bien organizada debe aplicar la técnica de las 5 eses y ser exigente consigo misma.

El ahorro en costes, pues el tiempo es oro, puede ser muy importante.

Pérdida de eficacia

La falta de clasificación, orden y limpieza en el puesto de trabajo ocasiona pérdidas de eficacia.

La técnica de las 5 eses (las 5s de Toyota) se emplea principalmente para:

  • Evitar errores.
  • Minimizar las pérdidas de tiempo por tener que buscar herramientas o documentos.
  • Minimizar las pérdidas de tiempo por tener que realizar desplazamientos o movimientos innecesarios.

La falta de orden y limpieza también puede ocasionar accidentes.

Los problemas de calidad, las esperas y los movimientos son despilfarros que suponen obstáculos al flujo.

En ocasiones también encontramos zonas y puestos de trabajo congestionados.

Es decir, lugares donde el espacio físico es compartido por personas, equipos, archivos, documentos, herramientas, material obsoleto y en uso, productos en proceso o materias primas.

Esta saturación de la zona también provoca pérdidas de rendimiento.

No tengo tiempo para eso

Cuando nos reunimos con los empleados de nuestros clientes, observamos que piensan que las pérdidas de tiempo para limpiar no compensan. Este tiempo es mejor dedicarlo a tareas productivas.

Lo que sucede es que si uno suma todas las pérdidas de tiempo ocasionadas por falta de limpieza y de orden, normalmente obtendremos un tiempo mucho mayor que el necesario para mantener el puesto ordenado y limpio.

La cuestión es que ser disciplinado normalmente es más esforzado que no serlo.

Las 5 eses: metodología

Debe su nombre a la letra por la que empieza, en japonés, cada una de las 5 disciplinas que contempla. Veamos cuáles son:

Separar (Seiri)

Identificar y separar los materiales estrictamente necesarios para cada operación y retirar del puesto de trabajo los no necesarios.

Clasificarlos y ubicarlos más o menos cerca del puesto en función de su frecuencia de uso.

Organizar (Seiton)

Colocar los equipos y materiales según el sentido del flujo del trabajo, de forma que sean intuitiva y fácilmente localizables.

De esta forma se eliminan pérdidas por movimientos, búsquedas, esperas o transportes.

Limpiar (Seiso)

Identificar y eliminar las fuentes de suciedad.

Establecer los métodos, materiales, frecuencias y niveles de limpieza.

La limpieza ayuda en la prevención de accidentes y a crear un puesto de trabajo ergonómico donde la persona se encuentre a gusto.

Estandarizar (Seiketsu)

Estandarizar las actuaciones para mantener el puesto de trabajo limpio y ordenado, preferiblemente mediante control visual.

Establecer elementos que permitan distinguir fácilmente y de forma inmediata una situación normal de una anormal.

Ejemplo: la ausencia o falta de disponibilidad de un determinado material en el lugar establecido.

Generar disciplina y hábito (Shitsuke)

Establecer normas para mantener y verificar periódicamente el nivel de orden.

Dotar a los profesionales de los recursos y entrenamiento necesarios para que se pueda mantener la organización de los puestos de trabajo.

La estandarización

La estandarización pretende que todos los empleados de una empresa realicen determinadas acciones o tareas de la misma manera.

Procedimientos e instrucciones

La estandarización se consigue en primer lugar con procedimientos o instrucciones escritas de trabajo.

Es conveniente que estas instrucciones contengan esquemas o fotografías de:

  • Cómo debe estar el puesto de trabajo.
  • Los criterios de ordenamiento.
  • Clasificación y frecuencia de limpieza.

Formación

El otro aspecto de la estandarización es la formación a los empleados.

  • Así confirmaremos que los procedimientos son claros y completos.
  • Además, confirmaremos que los empleados comprenden adecuadamente su contenido.

La disciplina y el hábito

Los conseguiremos potenciar mediante:

El seguimiento directo del encargado o supervisor de la zona.

Y la realización de chequeos programados del estado del puesto. De esta manera nos aseguraremos de que no se producen desviaciones. En caso de que se produzcan desviaciones, nos permitirán actuar para corregirlas.

Lo que revela

El cumplimiento continuo de las exigencias de las 5 eses denotará si los profesionales, mandos y operarios están actuando con la necesaria disciplina personal.

Si las 5 eses no funcionan es porque la disciplina no es la suficiente.

De la teoría a la práctica

Ahora es momento de que apliques esta técnica en tu empresa.

Documenta la situación actual, a través de fotografía o vídeos. Después, cuando hayas aplicado esta técnica, compara ambas situaciones.

Para llevarla a cabo y obtener buenos resultados, alíate con tus empleados. Explícales qué deseas conseguir y cómo propones hacerlo. Escúchales, cuenta con su opinión. Que sean parte de este cambio y que así lo sientan.

No dejes pasar ni un día más.

Juan Elías Campo

Juan Elías Campo

Juan Elías Campo es Director de Operativo. Consultor y licenciado en Sociología, Máster en Dirección de Recursos Humanos y Máster en Consultoría de Empresas. Experto en Coaching y Lean Manufacturing. Con una larga experiencia en la gestión y organización de empresas. “Disfruto viendo cómo evolucionan nuestros clientes porque cuando ellos cambian, todo cambia a su alrededor”.

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