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CHECKLIST

24/09/2020 – El Poder de un Checklist – Por Alejandro Matilla

Aunque se está imponiendo utilizar el vocablo inglés “checklist”, utilizando nuestro idioma podríamos decir “hojas de verificación”, “listas de control” o “listas de chequeo”.

Quizás en su sencillez radique el éxito de esta herramienta, tan útil y eficaz en el mundo de la empresa.

Definición

Una checklist es una herramienta de ayuda en el trabajo que se diseña para reducir los errores provocados por los potenciales límites de la memoria y la atención en el ser humano. Ayuda a asegurar la consistencia y exhaustividad en la realización de una tarea.

Por tanto, podremos definir la checklist como una lista enumerada y ordenada de los elementos o pasos necesarios para realizar una actividad determinada. Luego es un documento ligado íntimamente a los procesos y a los procedimientos.

Cómo funciona

Conforme se vayan cumpliendo los elementos de la lista, se deben marcar en este documento. De esta forma, clara y ágil, podremos realizar el seguimiento de un proceso, pues el documento nos informará de en qué momento del proceso  estamos.

¿De qué nos aseguramos empleando el checklist?

De que ningún miembro de la empresa se olvida de nada importante para que un proceso o procedimiento se realice con éxito.

Ejemplos

A continuación, para entender mejor el contenido de este artículo, te mostramos dos checklist diferentes:

Aquí puedes descargar una plantilla de un checklist sobre limpieza y orden en una zona de producción.

Descargar plantilla aquí >>

¿Para qué sirven las checklist?

En las empresas son utilizadas principalmente para los siguientes usos:

  • Si se utiliza con frecuencia esta herramienta para cumplir con lo que se exige, este proceso de comprobación y verificación se convierte en automático para el encargado de realizarlo, ganando así en agilidad, rapidez y eficiencia.
  • Que nadie se olvide o salte ningún paso importante o necesario cuando se vaya a realizar una actividad, proceso o procedimiento determinado.
  • Que los procesos y procedimientos se realicen con un orden preestablecido.
  • Verificar o examinar artículos.
  • Detectar y localizar problemas o defectos.
  • Recopilar datos para su futuro análisis.

Por tanto, las checklist sirven para realizar de una manera sencilla comprobaciones rutinarias de procesos o procedimientos, así como para asegurarnos de que a ningún empleado, ya sea operario o responsable de área, se le olvida nada.

Por último, es una forma simple de obtener datos, cuyo análisis nos puede proporcionar en el futuro mejoras en los procesos.

Elementos de una checklist

En primer lugar, en las listas de control deben recogerse, con claridad y sencillez, todos los aspectos e indicadores que puedan aportar datos de interés a la Dirección de la empresa.

Por tanto, en las checklist deben aparecer:

  • Qué tiene que controlarse o chequearse.
  • Qué es lo correcto y qué lo incorrecto. Es decir, cuál es el criterio de conformidad o no conformidad.
  • La frecuencia del control o chequeo. Es decir, cada cuánto tiempo se realizarán las inspecciones.
  • Quién realiza el chequeo.
  • Cuáles son los procedimientos aplicables.
  • Un espacio reservado para las observaciones de la persona que está completando el checklist. Aquí se suelen listar y explicar las razones o motivos que le hicieron estar disconforme con ciertos aspectos del proceso o procedimiento.

En el día a día

Las checklist son empleadas habitualmente en las empresas como una herramienta muy útil para reportar diariamente del estado de las operaciones.

De esta forma se puede evaluar y analizar la tendencia en la producción, por ejemplo, sin que sea necesaria usar otras técnicas de mayor complejidad.

Desde el punto de vista de la Dirección

Trabajar con checklist permite a la Dirección o a los responsables de departamento saber:

  • Si se han seguido o no los procedimientos en los procesos o procedimientos más importantes de la empresa.
  • Si los productos cumplen o no con las especificaciones.
  • Reducción de fallos. Esto se debe a que al poder comprobarse diariamente y de forma rápida el progreso de los objetivos marcados mediante esta lista de verificación, se evitarán errores y se podrá controlar todo con mayor profundidad.
  • Nos permite sistematizar los elementos de la lista y especificarlos (cantidad, horario, fecha, estándar de calidad…).
  • Si aspectos como el peso, el color, la rugosidad, etc., cumplen los objetivos de calidad marcados por la empresa.
  • Si se han obtenido o no los objetivos en los ensayos de resistencia, torsión, etc.
  • Nos permite conocer el progreso del objetivo, lo que facilita la organización y en qué orden proceder a ejecutar las tareas. De esta forma, todas las partes de la organización conocerán qué deben hacer, cuándo y cómo.
  • Si los equipos están o no en correcto estado de mantenimiento.
  • Si los equipos están o no bien calibrados.
  • Si se han producido o no incidencias.
  • Si el producto final es o no conforme.

Ahora tú

¿Qué checklist sería necesario diseñar e implementar en tu empresa? ¿Quién debe diseñarlos? ¿Cómo se van a implantar y poner en marcha en la empresa? ¿Qué haremos con esa recogida de datos?

Piensa en estas preguntas y actúa. Es una herramienta sencilla pero muy útil.

Extra

Resumen del libro “El efecto checklist” de Atul Gawande

Descarga aquí el resumen gratuito >>

Alejandro Matilla

Alejandro Matilla

Alejandro Matilla es Consultor. Licenciado en Administración de Empresas. Tiene una larga trayectoria en la organización y gestión de espacios empresariales abiertos. Cinéfilo empedernido, Bunburiano y talentoso jugador de Pádel. “Fallar o tomar una mala decisión no es una cuestión de mala suerte. "Equivocarse, no tener tiempo y no contar con una metodología para organizar, alcanzar los objetivos y saber crecer son los principales problemas”.

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