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Delegar eficazmente


Saber delegar eficazmente es fundamental para gestionar con éxito. Cuando delegas estás consiguiendo más tiempo para ti y estás generando confianza y compromiso entre los miembros de tu equipo.

En la gran mayoría de casos que analizamos, y con los que trabajamos, solemos encontrar gerentes que afirman que sus colaboradores no tienen la involucración suficiente y que no son capaces de enfrentarse solos a las tareas encomendadas, por no hablar de tomar decisiones acertadas.

Esto es así porque entre los gerentes y empresarios, en general, está muy arraigada la creencia de que nadie lo va a hacer mejor que ellos.

Si eres empresario o gerente, pregúntate si antes de saber lo que sabes y antes de tener la experiencia que tienes, te hubieses contratado para realizar esa tarea.

Tu función principal

Nadie nace sabiendo, todos debemos aprender y tú eres el primero que tienes que enseñar y ayudar a tu equipo para que sepa qué quieres de cada uno de sus miembros. Tú debes ser su referencia, su entrenador y su líder.

Julio Verne dijo: “Todo lo que una persona puede imaginar, otros podrán hacerlo realidad”. Y nosotros añadimos: con entrenamiento, orientación y apoyo

Entonces, ¿cuál tiene que ser tu función dentro de tu empresa?: dirigir. Pero dirigir no es hacer, sino conseguir que otros hagan.

Y para que otros hagan, primero tienen que asumir su responsabilidad, es decir, tienen que rendir cuentas de aquello que les ha sido encomendado y que ellos han asumido.

Y en segundo lugar, tienen que saber qué se espera de ellos y cómo hacer aquello que les ha sido encomendado.

La importancia de la responsabilidad

¿Por qué muchas veces nos encontramos con empresarios y empresarias que se quejan de que sus colaboradores no terminan de asumir su responsabilidad?

La noción de responsabilidad aquí es fundamental porque, cuando confiamos una responsabilidad a un subordinado, éste debe tener la suficiente libertad de acción y de decisión para obtener el objetivo buscado.

Si no dispone de esa libertad decisoria, entonces no se tratará de una delegación, sino de una transmisión de órdenes. Y muchos empresarios suelen confundir una orden con una delegación.

Dar responsabilidad genera sentido de pertenencia en tu equipo, y eso garantiza su motivación y compromiso, en tanto que delegar les da valor y reconocimiento.

Cuando las personas de tu equipo asumen una responsabilidad, se motivan, crecen como profesionales y se sienten reconocidos.

Pero asumir esa responsabilidad también conlleva poder cometer errores, los cuales tú debes estar dispuesto a asumir como tuyos.

Recuerdo el caso de unos clientes nuestros que comenzaron a cambiar su forma de gestionar y dirigir. Les ayudamos a reorganizar su estructura y a crear equipos de coordinación y apoyo a la dirección.

Fue entonces cuando una trabajadora que llevaba 20 años en la compañía, al ser nombrada coordinadora, se sintió reconocida por primera vez en todos esos años, aumentando su compromiso y satisfacción hacia la empresa y sirviendo de ejemplo para el resto del equipo.

Esto es delegar eficazmente.

¿Qué significa delegar?

Delegar no es repartir tareas. Delegar es dar confianza y responsabilidad. Y normalmente esto no se entiende bien. 

Uno consigue el éxito en proporción directa a cómo logra motivar a otras personas. Para triunfar dirigiendo tu empresa, tú dependes del apoyo que consigas de tu equipo. Es decir, tu éxito depende de lo que consigas que otros hagan.

Y tú, como jefe, tienes que ser un organizador, un catalizador, incluso un entrenador que desarrolle entre sus colaboradores la aptitud para organizarse y asumir sus responsabilidades.

Esta forma de dirigir está basada en la confianza como soporte capaz de hacer surgir lo mejor de cada uno. Por tanto, dar confianza y responsabilidad es la base de tu éxito.

Confiar en los demás es invertir para crear confianza, es la base para delegar eficazmente. La confianza es un imán para las oportunidades. En cambio, la desconfianza genera miedo, y el miedo bloquea.

Pasos para delegar eficazmente

Identifica las tareas a delegar

Para delegar eficazmente, lo primero que debes hacer es analizar tu carga de trabajo e identificar qué tareas te corresponde hacer a ti y cuáles puedes delegar.

Después, debes analizar la carga de trabajo de tu equipo y el tiempo promedio que pueden tardar en realizar sus tareas.

Una vez que tengas toda esta información, la cual se obtiene midiendo y controlando, estarás en disposición de comenzar a delegar.

Elige a la persona adecuada

El siguiente paso para delegar eficazmente es elegir a la personas más adecuada para llevar a cabo el trabajo que quieres delegar.

Por ejemplo, no tiene ningún sentido que le encargues la creación de la página web de tu empresa a un empleado que está haciendo sus pinitos en el diseño de páginas web. Esto te hará perder tiempo, dinero y oportunidades para tu empleado.

Es muy importante que conozcas las competencias, la carga de trabajo y las motivaciones de tus empleados.

Esto se consigue desde que haces la selección y el reclutamiento de tus colaboradores, y continúa con un proceso permanente de comunicación y de trabajo en equipo.

Una vez que has realizado un breve análisis de competencias, y has identificado a la personas más adecuada, reúnete con ella y explícale muy bien qué objetivo, u objetivos, quieres conseguir y en qué plazo de tiempo.

Fija los objetivos

Sobre los objetivos, y cómo fijarlos, venimos hablando en diferentes artículos. Te recomiendo que visites nuestro post “Cómo definir los objetivos de una empresa” para saber cómo hacerlo.

Los objetivos son el resultado de la planificación. Son vitales para conseguir impulsar y hacer más rentable tu negocio. 

Para conseguir los grandes objetivos debes diseñar pequeños planes de acciones concretas, para cada uno de esos objetivos. La delegación de tareas se enmarca en esos planes de acción.

Un objetivo siempre debe ser Específico, Medible, Ambicioso y Realista. También debe tener una fecha de finalización.

Informa sobre tus expectativas

Una vez seleccionada la persona adecuada, y fijados los objetivos, tienes que explicarle los detalles de tu delegación. 

En este paso es conveniente enmarcar la tarea en su contexto, para transmitir su importancia y activar la motivación de quien asume la delegación.

Explícale a la persona en cuestión los objetivos, lo que esperas de él, con qué recursos cuenta, en qué plazo debe tener la tarea ejecutada y a quién debe acudir en caso de duda.

Un buen líder es aquél que está cuando se le necesita. Por eso, es importante que te pongas a disposición de quien asumirá la delegación, pero pon límites. 

Es decir, déjale claro en qué momento puede y debe acudir a ti, porque de lo contrario acabarás haciendo tú su trabajo y la delegación no habrá servido de nada.

Haz seguimiento

El seguimiento o control es la parte de mayor responsabilidad para ti. Controlar no es vigilar.

¿Cómo debes hacer ese seguimiento? Pues con hitos o indicadores que previamente has pactado con la persona en la que has delegado la tarea.

Por ejemplo, establece de manera consensuada en qué fechas os tenéis que reunir en las que debe pasarte un breve informe de los progresos.

Prevé qué tipo de auto-evaluación debe realizar la persona responsable de la tarea, es decir, qué indicadores vais a utilizar para medir si se cumplen o no los objetivos fijados.

Si durante el paso de información has detectado que tiene algún tipo de carencia o laguna, diseña la formación o el entrenamiento necesarios para corregir esa circunstancia.

Conclusión

Sé algo flexible con las fechas. Para eso, trabaja con varios escenarios de finalización de la tarea.

Una vez cumplido el plazo es el momento de evaluar el resultado, de comprobar si se han cumplido los objetivos y tus expectativas.

Si todo ha salido bien, felicita a tu colaborador y pídele que te explique cómo lo ha hecho y lo que ha aprendido en el proceso.

Si no ha salido bien, intenta entender los motivos y analizar qué otras cosas se podrían haber hecho, o de qué forma.

Es importante averiguar todos los detalles, conocer qué obstáculos no previstos han surgido y si se podría haber hecho todo en menos tiempo. Siempre desde el diálogo y la colaboración. 

Piensa una cosa, aprender no es saber más, sino observar mejor. Aprender es una actitud. Albert Einstein dijo: “Lo importante es no dejar de hacerse preguntas”.

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Juan Elías Campo

Juan Elías Campo

Juan Elías Campo es Director de Operativo. Consultor y licenciado en Sociología, Máster en Dirección de Recursos Humanos y Máster en Consultoría de Empresas. Experto en Coaching y Lean Manufacturing. Con una larga experiencia en la gestión y organización de empresas. “Disfruto viendo cómo evolucionan nuestros clientes porque cuando ellos cambian, todo cambia a su alrededor”.

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