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Carga de trabajo

03/09/2020 – Cómo controlar tu carga de trabajo – Por Alejandro Matilla

De forma muy sencilla podemos definir el concepto de “carga de trabajo” como todas aquellas tareas que ha de realizar una persona a lo largo de su jornada laboral.

En esta ocasión nos vamos a centrar en los gerentes de pequeños y medianos negocios, pues representan el mayor porcentaje de nuestro tejido empresarial.

La carga de trabajo de los gerentes

Si un gerente quiere saber exactamente cuál es su carga de trabajo, lo único que tiene que hacer es listar por escrito las tareas que debe llevar a cabo él personalmente.

Si además desea descubrir cuánto tiempo necesitaría para realizar estas tareas, lo único que debe hacer es calcular cuánto tiempo le llevaría realizar cada una de ellas y, al final, sumar todos estos tiempos para obtener el total.

De hacerlo de esta manera, un gerente sabría si dispone o no de tiempo para ejecutar su carga de trabajo.

¿Por qué los gerentes no suelen hacer este ejercicio?

Los motivos principales son los siguientes:

  1. En la mayoría de las empresas no existe un método eficaz de gestión. Por tanto, desconocen cómo debe actuar un gerente profesional.
  2. Se da por sentado que el tiempo disponible que tiene un gerente es insuficiente para ejecutar su carga de trabajo, ya que es un puesto que normalmente lo que hace es estar apagando fuegos constantemente. Y piensan que no hay otra forma de hacerlo, que siempre ha sido así.
  3. A los gerentes les falta el hábito de sentarse y pensar. De analizar y escribir. Piensan que es perder el tiempo y que hay muchas otras cosas que hacer.

Utilizando las funciones

Nosotros proponemos otra forma de hacerlo, más ordenada y útil. Los pasos a seguir son los siguientes:

1. Definir las funciones básicas:

  • Planificar.
  • Programar.
  • Liderar.
  • Controlar.
  • Relación con clientes.
  • Relación con proveedores.
  • Control económico-financiero.
  • Análisis del mercado y de la competencia.
  • Tareas propias del oficio al que se dedica la empresa.

2. Listar las tareas

Listar las tareas que ha de realizar el gerente personalmente, pero dentro de cada epígrafe o categoría. Por ejemplo:

Planificar:

  1. Planificación de objetivos de producción para el próximo trimestre.
  2. Planificación de captación de nuevos clientes para el próximo ejercicio.

Programar:

  1. Los trabajos de producción que se han de llevar a cabo en el taller.
  2. Las instalaciones que se han de realizar en las dependencias de los clientes.
  3. Las vacaciones de los empleados para que no afecte a la producción de la empresa.
  4. Las formaciones de los empleados.

Liderar:

  1. Reuniones de coordinación con los responsables de cada departamento de la empresa, cada quince días. Todos juntos.
  2. Reuniones individuales con los responsables de cada departamento de la empresa.

Controlar:

  1. Comparación de los resultados obtenidos con los resultados previstos.
  2. Análisis de las desviaciones que se hayan producido.
  3. Diseño y puesta en marcha de una estrategia para corregir estas desviaciones.

Relación con los clientes:

  1. Clientes con los que se va a reunir (vía presencial, online o telefónica).
  2. Identificación y segmentación de clientes.

Relación con proveedores:

  1. Proveedores con los que se va a reunir (vía presencial, online o telefónica).
  2. Validación constante de nuevos proveedores.

Control económico-financiero:

  1. Comparación de los resultados económicos obtenidos con los resultados previstos.
  2. Análisis de las desviaciones que se hayan producido.
  3. Diseño y puesta en marcha de una estrategia para corregir estas desviaciones económicas.

Análisis del mercado y de la competencia:

  1. Lectura de artículos y estudios de la situación y evolución del mercado.
  2. Analizar qué están haciendo nuestros principales competidores: campañas promocionales actuales, ampliación de plantilla, actuaciones en las redes sociales, puesta a la venta de nuevos productos, etc.

Tareas técnicas de la actividad o del oficio:

  1. Participar directamente en la fabricación o instalación de unas puertas o unas ventanas, por ejemplo.
  2. Entrenar al equipo en cómo hacer determinadas tareas técnicas propias de la actividad.

A este listado de tareas que un gerente debe realizar le podemos llamar su “carga de trabajo”.

Si a cada una de estas tareas le asignamos un tiempo para realizarlas, y sumamos todos estos tiempos, obtendremos el tiempo necesario que necesitaría ese gerente para ejecutar su carga de trabajo.

¿Qué ocurre normalmente?

Que el volumen de horas que se requieren para realizar todas estas tareas es superior al tiempo disponible (en principio, cuarenta horas semanales).

Por esta razón no sólo es importante tener por escrito nuestra carga de trabajo, sino que después hay que procesar toda esta información, gestionarla.

Ventajas de identificar tu carga de trabajo

  1. Es un método muy seguro. Si este documento lo actualizamos cada día, es complicado que se olviden tareas.
  2. Nos permite descubrir si estamos dedicando mucho tiempo a ciertas tareas a costa de abandonar otras, lo cual puede ser perjudicial para la buena marcha de la empresa.
  3. Nos invita a pensar si alguna de estas tareas se podría delegar. Si fuese así, el papel del gerente sería el de controlar que dicha tarea se realice correctamente.
  4. Es una herramienta muy útil que nos ha de servir para, a la hora de programar, diseñar la agenda del gerente.
  5. Confeccionar el listado de la carga de trabajo y gestionarla correctamente conduce a una forma de gestión en la que tomamos el control de la empresa, con lo que la sensación de estar apagando fuegos constantemente desaparece. Y con ello el estrés.
  6. Es un sistema aplicable en el resto de la organización de la empresa. Sobre todo es muy útil para medios intermedios y responsables de departamento.

Ahora tú

Es momento de que listes tu carga de trabajo. Y, después, que la analices. ¿Deberías delegar alguna tarea? ¿Estás dejando sin hacer tareas que son importantes para el presente y el futuro de tu empresa? ¿Por qué ciertas tareas exigen tanto de tu tiempo?

El futuro de tu empresa empieza hoy. Si eres gerente, ¿qué labor tienes más importante esta semana que analizar tu papel y tus resultados?

Por último. Si crees que podrías mejorar la dirección de tu empresa, ¿no sería lo más conveniente implantar un sistema de gestión profesional y eficaz? Y si necesitas ayudas para ello, ¿no sería lo más inteligente buscarla antes de que pase más tiempo?

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Alejandro Matilla

Alejandro Matilla

Alejandro Matilla es Consultor. Licenciado en Administración de Empresas. Tiene una larga trayectoria en la organización y gestión de espacios empresariales abiertos. Cinéfilo empedernido, Bunburiano y talentoso jugador de Pádel. “Fallar o tomar una mala decisión no es una cuestión de mala suerte. "Equivocarse, no tener tiempo y no contar con una metodología para organizar, alcanzar los objetivos y saber crecer son los principales problemas”.

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